Por que o sistema de armazenamento em nuvem é indispensável para uma empresa?

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O armazenamento em nuvem é um avanço tecnológico que economiza infraestrutura para o arquivamento de dados, algo muito vantajoso e prático para muitas organizações.

Essa operação, inclusive, tornou-se muito mais eficiente e segura depois desse avanço, pois trabalha com sistemas confiáveis.

Por conta disso, tem se popularizado cada vez mais e dispensado preocupações com manutenção, espaço físico e energia elétrica.

Trata-se de um processo prático e simples, mas que também requer alguns cuidados. Mesmo assim, é incomparavelmente melhor do que os métodos usados antigamente.

A nuvem permite o armazenamento e a transferência de dados pela internet, dessa forma, qualquer pessoa que possua acesso pode ter essas informações em mãos rapidamente, de qualquer lugar e a qualquer momento.

Trata-se de um sistema que se molda às necessidades de cada organização e é independente de outros aplicativos.

Para usar essa solução, as organizações podem optar entre armazenamento público, privado e híbrido. Seja qual for a escolha da empresa, ela sempre terá em mãos o melhor e mais prático sistema de armazenagem.

Neste artigo, vamos falar sobre os cuidados necessário ao adotar o armazenamento em nuvem, porquê ele se tornou tendência e as vantagens.

Cuidados ao adotar armazenamento em nuvem

Apesar de estarmos falando de um serviço que oferece máxima proteção no armazenamento de dados, é preciso tomar alguns cuidados, como:

1.    Criar uma senha forte

A senha é importante para proteger o conteúdo armazenado e merece atenção. Uma dica é não apostar na mesma senha para outros sistemas usados dentro da empresa.

O colaborador de uma fabricante de impressora de banner roland, por exemplo, deve pensar em uma senha complexa que inclua letras, números e caracteres.

Maiúsculas e minúsculas também são uma boa dica, além de termos e expressões que só você conheça. Um bom exemplo de senha seria: “@ssesso1a.840”.

2.    Fazer revisão periódica dos dados

Quando há espaço suficiente, mandamos arquivos sem nenhuma preocupação quanto ao limite de dados. Dessa forma, dezenas de documentos vão sendo salvos, e permanecem lá mesmo quando não têm mais utilidade.

No entanto, muitos possuem caráter pessoal e confidencial, então deixá-los lá pode ser perigoso. Sem as devidas medidas de segurança, uma conta pode ser invadida e uma pessoa estranha ter acesso a todos esses dados.

Fazer limpezas frequentes nos arquivos, manter as pastas organizadas e excluir o que não serve mais também são boas práticas de segurança.

3.    Usar autenticação em duas etapas

O responsável pela logística de uma transportadora pequenas cargas pode usar a verificação em duas etapas, um recurso que somente as melhores empresas de armazenamento em nuvem oferecem.

Para utilizá-lo, basta cadastrar um celular ou e-mail para o qual o sistema enviará um código de confirmação, toda vez que houver acesso.

Dessa forma, mesmo que um invasor ou uma pessoa não autorizada descubra a sua senha, só poderá acessar o que está armazenado, pois dependerá do código de verificação.

4.    Criptografar as informações

A criptografia torna as informações dos arquivos armazenados ilegíveis para quem não possui a senha para descriptografá-las.

Muitas empresas oferecem essa função, mas ela também pode ser obtida com ferramentas de terceiros. É uma maneira de obter uma cobertura extra de proteção para transferir os documentos.

É preciso cadastrar uma segunda senha para usar essa funcionalidade, além de levar em conta que o processo de encriptação pode levar um tempo, a depender do volume de dados armazenados.

Mesmo assim, é uma opção que fortalece a proteção de todos os arquivos que a empresa, como uma de entrega expressa moto, tiver armazenado.

5.    Escolher um serviço confiável

Antes de contratar qualquer empresa que forneça esse serviço, é necessário verificar sua confiabilidade. Pedir recomendações de outras pessoas é uma boa saída, além de investigar se já houve casos de ataque nos softwares oferecidos por elas.

Avalie todos os planos disponíveis e os recursos oferecidos, como verificação em duas etapas. Não se esqueça de analisar o quanto a segurança das informações armazenadas é prioridade para a empresa.

Por exemplo, verifique se no site da candidata há um certificado de segurança. Para identificá-lo, procure por um cadeado na barra do navegador.

Por que o armazenamento em nuvem é uma tendência?

Esse tipo de armazenamento se tornou tendência não apenas por ser um avanço da tecnologia, mas também por outras questões.

Os fornecedores desse serviço seguem rigorosas normas de segurança da informação, estas que protegem seus data centers de invasões e outros riscos.

Eles também fazem backups constantes para evitar acidentes e falhas nos equipamentos. Apesar de todos esses cuidados, os usuários desse serviço também precisam fazer a sua parte, conforme as dicas que demos anteriormente.

Toda medida de segurança, tanto em relação ao cabeamento industrial quanto aos sistemas usados pela organização, deve se tornar um hábito.

Dentro do ambiente corporativo, isso é ainda mais importante, pois um pequeno vazamento de dados pode significar grandes perdas, como diminuição da competitividade e da credibilidade, prejudicando até mesmo as estratégias de venda.

Vantagens do armazenamento em nuvem

Existem muitas vantagens trazidas por esse tipo de serviço para todas as organizações que o utilizam. E dentre elas estão:

• Mais segurança;
• Fácil compartilhamento de arquivos;
• Fácil acesso;
• Diminuição de erros;
• Economia.

Algumas empresas ainda preferem armazenar seus arquivos em servidores locais, principalmente, por acharem que isso garante mais segurança às informações.

No entanto, dentro do âmbito tecnológico, a segurança das informações está relacionada a outros fatores. No caso de armazenamento local, uma simples falha pode trazer diversos problemas, colocando em risco a integridade das informações.

Mesmo que sejam feitos vários backups, eles serão armazenados localmente e correrão os mesmo riscos.

Isso significa que as empresa de segurança para festas e outras organizações que usarem o cloud computing estarão mais seguras, pois as empresas que oferecem esse serviço também seguem rigorosos padrões de segurança.

As invasões e ataques a esse sistema são muito menores do que as que ameaçam os computadores, além disso, os gastos com uma equipe especializada que faça manutenções na rede inexistem.

Com relação ao compartilhamento de arquivos, precisamos nos lembrar de que dentro das corporações a divisão do trabalho é feita entre departamentos, como marketing, RH, etc.

Para que a empresa funcione bem, ela precisa compartilhar todas as informações entre seus setores. Pelo fato de o acesso ser facilitado, o compartilhamento de informações é muito mais rápido, o que agiliza, também, a execução das tarefas.

Os sistemas usados para esse tipo de armazenamento também podem ser acessados por meio dos dispositivos móveis.

Hoje em dia, esses aparelhos fazem toda a diferença, porque permitem o acesso às informações na palma da mão.

O gestor de uma gráfica de plotagem A2 pode acessar dados referentes a pedidos de clientes, pautas de reuniões e outros dados de seu smartphone ou tablet, sem precisar estar na empresa ou com seu notebook.

Se ele precisar mandar um arquivo para um colaborador, pode fazer isso usando ainda outros recursos, como e-mails e aplicativos de mensagem.

Essa facilidade valoriza muito o sistema, uma vez que ele não fica restrito apenas ao uso nos desktops. Para as organizações, como uma fabricante de moleskine capa mole, é mais uma facilidade para a sua rotina.

As empresas que oferecem o armazenamento em nuvem são as únicas responsáveis por fazer a manutenção. As corporações passam a ter acesso, por menores que sejam, a uma qualidade maior no gerenciamento de dados, além de mais segurança.

Tudo isso diminui as chances de erro, o que traz mais confiança para a integridade dos arquivos. Se houver alguma falha, os documentos são preservados, uma vez que os backups são feitos automaticamente.

Por fim, o armazenamento em nuvem é muito mais econômico, pois investir na própria estrutura para fazer esse trabalho envolve gastos muitas vezes inacessíveis.

Uma fabricante de talão para sorteio, por exemplo, poderá poupar uma quantia que servirá como investimento para outros processos, além de poder se concentrar melhor em seu core business.

Conclusão

Toda organização, independentemente de seu mercado de atuação, lida diariamente com informações e documentos importantes para seu trabalho e seu crescimento.

Desde processos internos até dados de colaboradores, tudo precisa ser devidamente armazenado com segurança, para que nenhuma informação confidencial chegue nas mãos de pessoas erradas.

Existem duas opções para isso, sendo o armazenamento local, que despende gasto e infraestrutura; e o armazenamento em nuvem, que depende apenas de uma boa empresa.

A segunda opção tem sido a escolha da maioria, pois além de ser mais segura, ainda conta com todo o respaldo de uma equipe profissional e que considera a segurança das suas informações uma prioridade.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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